Manfaat Teknologi Informasi terhadap Perkantoran Modern

Oleh: Muhyudi*

 

Teknologi Informasi semakin banyak berperan  dalam manajemen perkantoran saat ini. Hal ini ditandai dengan semakin mudahnya birokrasi tata persuratan, semakin mudahnya akses informasi dari satu titik ke titik lainnya. Tentu saja, teknologi informasi tidak akan sedemikian besar kontribusinya bagi perkembangan manajemen pemerintahan jika peran sumber daya manusia tidak dioptimalkan.

Penggunaan teknologi informasi tidak terlepas dari peran perangkat komputer, manajemen dan teknologi komunikasi. Ketiga perangkat ini dapat dikatakan sebagai jantung teknologi informasi. Sejak 1990an perangkat komputer telah mengalami perkembangan yang sangat signifikan.

Kini, perkembangan komputer sudah sedemikian pesatnya melalui pengembangan teknologi keluarga x86-nya, mulai pentium 1,2,3 sampai dengan 4 dan didukung oleh CPU clock yang tinggi hingga menembus 3 gb, sebuah perkembangan yang luar biasa pesat .Terkait perkembangan teknologi informasi, pemerintah mengeluarkan Instruksi Presiden Nomor 6 tahun 2001 tentang Pengembangan dan Pendayagunaan Telematika di Indonesia kepada para menteri, kepala LPND, pimpinan kesekretariatan lembaga tertinggi dan tinggi negara, panglima TNI, kepala POLRI, Jaksa Agung RI, Gubernur Bupati/Walikota. Tujuannya agar pemerintahan di pusat dan di daerah dapat mengimplementasikan TI dalam manajemen pemerintahan sehingga manajemen perkantoran ini dapat dioptimalkan pelaksanaannya.

Sehubungan dengan perkembangan teknologi informasi ini, hingga saat ini telah terjadi perkembangan yang signifikan di beberapa daerah dalam kaitan aplikasi TI dalam Manajemen Perkantoran. Kontradiktif dengan contoh di atas, masih banyak pula daerah yang masih belum memiliki keberanian atau itikad baik untuk mengaplikasikan TI dalam manajemen perkantoran ini dengan berbagai alasan. Padahal, pengaplikasian TI dalam manajemen pemerintahan khususnya manajemen perkantoran dapat menjadi motivasi bagi pegawai untuk meningkatkan produktivitas kerjanya. Contoh kasus, jika seorang pegawai ekspedisi menghabiskan waktu satu sampai dua jam untuk mengantar surat maka dengan menggunakan mesin fax atau e-mail maka waktu yang dua jam tadi dapat dimanfaatkan untuk mengerjakan pekerjaan lain. Dengan istilah lain, pegawai ekspedisi tersebut dapat meningkatkan  produktivitasnya.

Di samping itu tehnologi informasi ini juga dapat di implementasikan untuk mengelola database pegawai agar lebih tertata dengan baik jika disimpan dalam folder dan file website sehingga akan mudah diakses oleh yang memerlukan dengan tingkat security tinggi. Tidak perlu lagi, staf BKD berkeliling meminta data baik hard copy maupun soft copy dari bidang lainnya dalam kaitan database kepegawaian karena data yang diperlukan tinggal mengakses dari website dengan kode verifikasi yang telah didaftarkan sebelumnya meskipun dalam hal ini belum sepenuhnya bisa lakukan karena beberapa kendala tehnis menyangkut validitas data misalnya diperlukan stempel basah untuk pengesahanyam dan terkait beberapa hal lainya . Dengan kata lain, penggunaan database website meningkatkan produktivitas kerja pegawai karena adanya efisiensi waktu.

Selain dengan menggunakan website, sistem database dan koneksi jaringan area lokal memungkinkan seseorang untuk berbagi data (data sharing) dengan menggunakan ethernet cable dengan menggunakan kode IP adress tertentu. Semua hal ini menjadi sangat mungkin manakala teknologi informasi dimanfaatkan untuk meningkatkan produktivitas kerja pegawai, sehingga waktu menjadi efisien dan efektivitas kerja juga dapat ditingkatkan.

Dilihat dari sisi anggaran, penggunaan TI hanya memerlukan biaya tinggi diawal dengan biaya pemeliharaan jaringan yang efisien. Manajemen konvensional lebih banyak memerlukan kertas dan tenaga manusia dengan tingkat kepercayaan yang rendah. Sehingga jika dibandingkan dari segi efisiensinya, penggunaan TI dapat membantu meningkatkan produktivitas kerja pegawai.

Peranan Teknologi Informasi

Seperti sudah kita bahas beberapa hal di atas, Teknologi Informasi mempunyai peranan penting di berbagai sektor kehidupan. Manajemen yang memiliki tugas pencapaian tujuan yang mengedepankan aspek efektivitas dan efisiensi membutuhkan teknologi informasi guna mempersingkat waktu dan meningkatkan kualitas pelayanan.

Saat ini teknologi informasi sudah memasuki taraf kemajuan yang luar biasa. Penemuan teknologi prosesor komputer yang sudah semakin cepat, semakin tingginya kecepatan Random Access Memory (RAM) serta ruang harddisk yang semakin luas berdampak pada semakin cepatnya waktu start up dan respon komputer. Berbagai cara koneksi internet dapat menggunakan beberapa metode. misalnya  Wifi (Kecepatan Akses Internet-WiFi)

Teknologi ini dikenal dengan Wirelless Fidelity (WiFi). Teknologi jaringan tanpa kabel menggunakan frekuensi tinggi berada pada spektrum 2,4 GHz. Wi-Fi memiliki pengertian yaitu sekumpulan standar yang digunakan untuk Jaringan Lokal Nirkabel (Wireless Local Area Networks – WLAN) yang didasari pada spesifikasi IEEE 802.11. Standar terbaru dari spesifikasi 802.11a atau b, seperti 802.16 g, saat ini sedang dalam penyusunan, spesifikasi terbaru tersebut menawarkan banyak peningkatan mulai dari luas cakupan yang lebih jauh hingga kecepatan transfernya.

Wi-Fi (Wireless Fidelity) adalah koneksi tanpa kabel seperti handphone dengan mempergunakan teknologi radio sehingga pemakainya dapat mentransfer data dengan cepat dan aman. Wi-Fi tidak hanya dapat digunakan untuk mengakses internet, Wi-Fi juga dapat digunakan untuk membuat jaringan tanpa kabel di perusahaan. Karena itu banyak orang mengasosiasikan Wi-Fi dengan “Kebebasan” karena teknologi Wi-Fi memberikan kebebasan kepada pemakainya untuk mengakses internet atau mentransfer data dari ruang meeting, kamar hotel, kampus, dan café-café yang bertanda “Wi-Fi Hot Spot”. Juga salah satu kelebihan dari Wi-Fi adalah kepraktisan,tidak perlu repot memasang kabel network. Untuk masalah kecepatan tergantung sinyal yang diperoleh.

B.     Produktivitas Kerja Pegawai

Produktivitas adalah ukuran output dari suatu proses produksi, per satuan dari input. Sebagai contoh, produktivitas buruh secara tipikal diukur sebagai perbandingan output per jam kerja pegawai, satu satuan. Produktivitas dapat disusun sebagai ukuran dari efisiensi teknis atau rekayasa produksi.

Produksi merupakan proses mengkombinasikan berbagai material input (barang-barang) dan input non material (perencanaan, tahu-bagaimana) agar membuat sesuatu untuk konsumsi (output). Metode penggabungan input produksi dalam proses pembuatan output disebut teknologi. Teknologi dapat digambarkan secara matematis dengan fungsi produksi yang menjelaskan hubungan antara input dan output. Fungsi produksi dapat digunakan sebagai ukuran kinerja relatif ketika membandingkan teknologi-teknologi.

Fungsi produksi merupakan paparan sederhana mekanisme pertumbuhan ekonomi. Pertumbuhan ekonomi dibatasi sebagai peningkatan produksi dari suatu bisnis atau bangsa (apapun yang diukur). Biasanya diungkapkan sebagai persentase pertumbuhan tahunan yang menggambarkan pertumbuhan output perusahaan atau produk nasional (per bangsa). Pertumbuhan ekonomi ril (sebagai kebalikan dari inflasi) terdiri dari dua komponen. Kedua komponen ini merupakan kenaikan dalam input produksi dan kenaikan produktivitas.

Produktivitas dapat dilihat dari dua komponen yaitu:

 a       Efisiensi kerja

Efisiensi kerja karyawan dapat dilihat dari ketercapaian terget, ketepatan waktu, ketepatan masuk kerja.

b.      Produksi

Produksi kerja yang dihasilkan karyawan dapat dilihat dari kualitas, peningkatan setiap bulan dan persentase kesesuaian dengan harapan kantor.

C.    Dampak Positif

1.      Manfaat terhadap ketenagakerjaan yaitu:

  • Peningkatan mutu tenaga kerja
  • Meningkatkan kedisiplinan kerja
  • Meningkatkan penghasilan bagi tenaga kerja
  • Meringankan tenaga dan pikiran pegawai

2.      Manfaat terhadap prosedur kerja yaitu:

  • Mempercepat penyelesaian pekerjaan
  • Menyederhanakan prosedur kerja atau memperpendek mata rantai penylesaian pekerjaan.
    • Memperlancar pekerjaan
    • Mempermudah penyelesaian pekerjaan

3.      Manfaat terhadap hasil kerja yaitu:

  • Meningkatkan mutu hasil pekerjaan kantor
  • Mempertinggi jumlah hasil pekerjaan
  • Memenuhi standar mutu tertentu
  • Memperoleh keseragaman bentuk, ukuran dan jenis hasil pekerjaan kantor.

D.    Dampak Negatif

Dampak negatif perkembangan teknologi perkantoran pada umumnya dirasakan sekali terutama yang menyangkut ketenagkerjaan dan penambahan biaya sebagai berikut:

  • Mengurangi pengguanaan tenaga kerja dan berakibat menambah pengangguran.
  • Kesulitan untuk mencari tenaga kerja yang memiliki tingkat keterampilan tertentu.
  • Menimbulkan rasa ketergantungan kepada mesin yang sulit akan menimbulkan pemborosan.
  • Dapat menimbulkan suara gaduh sehingga mengganggu pegawai lainnya.
  • Penggunaan mesin tertentu dapat memerlukan sarana penunjang lainnya yang memerlukan biaya.

 

*Staf di Pusat Penelitian Kependudukan LIPI

PPK LIPI on Twitter

Go to top